Isto se trata de como priorizar uma lista diária de tarefas.

Quando muitos para fazer estão te esmagando

Duas semanas atrás, publiquei uma história sobre o agendamento de um dia agitado. Veja essa peça aqui:

Isto é como planejar um dia.
Banir a ansiedade e sobrecarregar nos dias atarefadosmedium.com

Nesse artigo, falo sobre as três etapas que uso para planejar um dia:

1. faça uma lista de tarefas,

2. descobrir quanto tempo cada tarefa fará, e

3. descobrir quando vou fazer cada coisa.

Eu também falei sobre como eu gosto de planejar cada dia depois que acordo.

Hoje é um pouco diferente. Voltei de uma viagem de 2 semanas. Foi mágico. Mas agora minha cabeça está girando com todas as coisas que preciso fazer. Duas semanas de pontas soltas estão voando ao meu redor.

Eu preciso planejar segunda-feira. Para que eu não passe todo o final de semana com ele pendurado em mim. Me enchendo de pavor de quão longe eu fiquei nas minhas duas semanas de folga.

Além disso, é improvável que eu seja capaz de encaixar todos os meus afazeres em um dia. Existem muitas coisas. Eu vou precisar priorizar.

Estou exausta desta vez também. Jet lag e 2 semanas de longos dias, madrugada e falta de rotina me fazem querer deixar as crianças no acampamento na segunda-feira e voltar para a cama para o dia.

Mas se eu não otimizar meu tempo na segunda-feira, nunca vou me atualizar.Então o opressor vai realmente me ultrapassar. Então eu preciso fazer um plano. Então, tudo o que tenho que fazer na segunda-feira é seguir junto com o cronograma que defini. Eu não tenho que gastar espaço extra no que é importante, ou quando eu tenho que fazer isso.

Eu posso apenas executar.

Comece com os não-negociáveis.

Na segunda-feira, tenho que pegar meus filhos às 3 da tarde. Eu tenho uma teleconferência com um cliente às 10h e outro cliente às 14h. As duas da tarde devem ser rápidas, mas eu me lembro de que tenho uma "parada difícil" às 2:45 da noite para aquela pickup do acampamento.

Então já, meu dia tem alguma forma para isso. Eu tenho 2 horas antes da ligação das 10h e depois 3 horas depois. Além disso, eu sabia que segunda-feira seria um dia de recuperação, então eu tenho uma babá vindo das 16h às 18h. Isso realmente me dá muito tempo - 7 horas.

Ufa

Anote tudo na minha cabeça, em qualquer ordem aleatória.

Eu não posso ser perfeccionista na lista. Eu preciso escrever o que aparecer.

Yoga, escrita, mercearia. Leia pelo menos 30 e-mails que eu visualizei nas férias, mas não achei críticos. Eu tenho dois novos projetos de trabalho que vieram enquanto eu estava fora. Preciso ler o histórico de cada um deles e determinar o que precisa ser feito. Percebo que o prazo para cada um deles não é de pelo menos uma semana ou duas. Portanto, o objetivo de hoje é dedicar tempo à compreensão dos projetos. Minha tarefa para cada um deles hoje é fazer uma lista de tarefas para concluir o projeto no final da linha.

Eu preciso almoçar. E depois da gloriosa indulgência da Itália, preciso reservar um tempo para fazer um almoço saudável. Eu preciso incluir isso no dia. Eu escrevo - faço uma salada e frango. Isso terá que vir depois da mercearia. Mas uma coisa de cada vez.

No total, aqui está a minha lista:

A lista precisa ser muito específica.

Eu não escrevo “começar projeto de trabalho” porque o que isso significa? Como posso determinar quanto tempo levará? Em vez disso, escrevo que vou criar uma lista de tarefas para um determinado projeto ou exatamente o que quero fazer para o almoço.

Esta também não é uma lista de objetivos. Sim, quero escrever um livro. Mas escrever um livro não tem lugar em uma lista de tarefas diárias. Hoje quero escrever duas páginas desse livro.

Tudo o que eu quero fazer hoje entra na lista. Mesmo tomando banho. Porque isso leva tempo também. Mas isso precisa acontecer.

Além disso, quando estou criando a lista, não me forço a colocar tudo em ordem ou agrupar tudo. Captura de crianças e projetos de trabalho vêm um após o outro. A chave é abaixar tudo. Descobrir a ordem dos eventos vem depois.

Então, eu escrevo quanto tempo cada coisa vai levar . Na lista. Próximo a cada tarefa. Quando faço as contas na minha lista, parece que tenho cerca de 12 horas de tarefas na minha lista. Mas apenas 7 horas durante o dia de trabalho para realizá-las.

Percebo que, de fato, tenho mais coisas que preciso fazer hoje do que tenho tempo para fazê-las .

Se você tem muito por um dia, priorize.

O que as coisas podem esperar?

Eu olho para os meus materiais e percebo que o Projeto A tem um prazo posterior ao do Projeto B. Então, o Projeto A pode esperar outro dia.

Vou levantar cedo e fazer yoga às 6h, antes do dia começar. Eu suspeitava que eu faria isso de qualquer maneira. Mas com o jet lag residual, esperava poder ter mais um dia para dormir.

Vou pedir a minha babá para vir uma hora mais cedo para passear com nosso cachorro. Ela fez isso no passado, então eu suspeito que isso não será um problema.

Mas ainda assim, estou apenas a 9 horas de trabalho em um dia de 7 horas.

Então, continuo indo.

Instacart para entrega de supermercado. Eu não amo fazer isso - é mais caro e eles não me dão exatamente o que eu quero o tempo todo. Mas eu estou priorizando. É mais importante conseguir os mantimentos do que eu mesmo fazer isso.

E finalmente, terminando meu pedaço de mídia depois das 20h, quando as crianças estão na cama. Também não é ideal, dada a minha situação de jet lag, mas deve levar menos de uma hora e eu ainda posso ter uma hora de dormir cedo.

Então, no final, minha lista é assim:

A partir daqui eu agendo exatamente quando faço tudo ao longo do dia.

Se houver interesse, esse será o tópico do meu próximo artigo - como agendar tarefas diárias.

É engraçado. Até mesmo escrever uma história sobre minha lista de tarefas sem fazer a parte do agendamento está me deixando um pouco nervosa. O agendamento é mágico para mim. Mas entender tudo e priorizar - sabendo que posso obter o suficiente das coisas importantes feitas na segunda-feira - é um enorme alívio para a ansiedade também. E também tenho uma vantagem na minha lista de tarefas para terça-feira.

Depois de programar todas as tarefas para segunda-feira, posso me concentrar no meu fim de semana. Na lavanderia e tempo com as crianças. Classificando pelo correio. Pegando no sono. Todas as atividades de se estabelecer na vida. Para que, quando chegar a segunda-feira, eu saiba exatamente o que fazer e quando fazer.