Como delegar trabalho (o guia definitivo para líderes de sucesso)

Todos os gerentes e líderes devem dominar a arte da delegação. Entender como e quando alocar a responsabilidade para os outros é essencial para manter um alto nível de produtividade, tanto em nível pessoal quanto organizacional. Saber delegar também é essencial para uma liderança eficaz.

Aprender a delegar é construir uma equipe coesa e eficaz, capaz de cumprir prazos. Além disso, saber quando e como delegar o trabalho reduzirá sua carga de trabalho, melhorando assim seu bem-estar no trabalho e aumentando sua satisfação no trabalho. Infelizmente, muitos líderes não sabem como delegar corretamente ou hesitam em fazê-lo.

Neste guia, você descobrirá o que a delegação realmente envolve, como isso beneficia sua equipe e como delegar tarefas com êxito.

A importância da delegação

Um líder eficaz sabe delegar. Quando você delega um pouco do seu trabalho, libera seu tempo e consegue mais em uma base diária. A delegação eficaz também promove a produtividade dentro de uma equipe, aproveitando o conjunto de habilidades existentes de seus membros e permitindo que eles desenvolvam novos conhecimentos e competências ao longo do caminho. O resultado é uma equipe mais flexível que pode compartilhar papéis quando necessário.

Quando você está disposto a delegar, você está promovendo uma atmosfera de confiança e confiança. Suas ações enviam um sinal claro: como líder, você confia em seus subordinados para alcançar os resultados desejados. Como resultado, eles virão a pensar em você como um líder simpático e eficiente que respeita suas habilidades e necessidades.

A delegação não é sobre ladrar ordens e esperar que sua equipe esteja alinhada. O trabalho de um gerente é obter o melhor dos que estão sob sua supervisão e, ao fazê-lo, maximizar a produtividade e o lucro.

A delegação cuidadosa ajuda a identificar e capitalizar os pontos fortes e fracos exclusivos dos membros da equipe. A delegação também aumenta o engajamento dos funcionários, uma vez que demonstra que os gerentes estão interessados ​​em aproveitar seus talentos.

O medo de delegar

A delegação aumenta a produtividade, mas nem todos os gerentes estão dispostos ou são capazes de delegar. Por quê? Aqui estão alguns motivos comuns:

Eles podem se ressentir da idéia de que alguém possa receber o crédito por um projeto.

Eles podem estar dispostos a delegar em princípio, mas temem que sua equipe não seja capaz de lidar com um grau maior de responsabilidade.

Eles podem suspeitar que sua equipe já está sobrecarregada e relutam em aumentar sua carga.

Eles podem suspeitar que é mais simples e rápido apenas fazer uma tarefa por conta própria.

Eles não gostam da ideia de abandonar as tarefas que gostam de fazer.

Eles temem que, se delegarem responsabilidades, seu próprio gerente conclua que eles não podem lidar com sua carga de trabalho.

Delegação vs Alocação

A maioria das pessoas pensa que delegação e alocação são sinônimos, mas há uma distinção importante a ser feita entre as duas.

Quando você aloca uma tarefa, você está apenas instruindo um subordinado a realizar uma ação específica. Você diz a eles o que fazer, e eles fazem isso - é simples assim. Por outro lado, a delegação envolve transferir parte do seu próprio trabalho para outra pessoa. Eles não recebem apenas um conjunto de instruções. Em vez disso, eles são colocados em uma função que exige que eles tomem decisões e sejam responsabilizados pelos resultados.

Então, qual é a melhor maneira de delegar trabalho para que você possa lutar contra o medo da delegação, construir uma equipe eficiente e trabalhar mais rápido?

Como delegar trabalho de forma eficaz (um guia passo a passo)

1. Saiba quando delegar

Ao entender quanto controle você precisa manter ao longo de uma situação, você pode determinar a melhor estratégia para capacitar os trabalhadores. Existem 7 níveis de delegação que oferecem diferentes graus de responsabilidade aos trabalhadores.

A delegação ocorre ao longo de um espectro. O nível mais baixo de delegação acontece quando você diz a outras pessoas o que fazer. Oferece pouca oportunidade para os funcionários experimentarem novas abordagens. A forma mais poderosa de delegação ocorre quando você é capaz de abrir mão do controle sobre o projeto para o funcionário.

Saber como delegar trabalho ajuda você a entender como conectar pessoas a tarefas que fazem o melhor uso de seus talentos. Quando feito corretamente, garante que você obtenha o melhor resultado final.

Quando você está decidindo como delegar trabalho, faça as seguintes perguntas:

Você tem que estar no comando desta tarefa, ou alguém pode fazer isso?

Isso exige que sua atenção seja bem-sucedida?

Este trabalho ajudará um funcionário a desenvolver suas habilidades?

Você tem tempo para ensinar alguém a fazer esse trabalho?

Você espera que tarefas dessa natureza se repitam no futuro?

2. Identifique a melhor pessoa para o trabalho

Você tem que passar a tocha para o membro da equipe certa para que a delegação funcione. Seu objetivo é criar uma situação na qual você, sua empresa e o funcionário tenham uma experiência positiva.

Pense nas habilidades dos membros da equipe, disposição para aprender e seus estilos de trabalho e interesses. Eles poderão realizar o trabalho com mais eficiência se forem capazes, cooperáveis ​​e interessados. Quando possível, dê a um empregado a oportunidade de jogar com seus pontos fortes.

Trabalhadores inexperientes podem precisar de mais orientação do que veteranos experientes. Se você não tem tempo para definir o novo funcionário para o sucesso, não é justo delegar a ele.

Você também tem que considerar o quão ocupado seus funcionários são. A última coisa que você quer fazer é sobrecarregar alguém, dando-lhe muitas responsabilidades.

 3. Diga e venda para obter o buy-in do membro

Depois de encontrar a pessoa perfeita para o trabalho, você ainda precisa convencê-la a assumir a nova responsabilidade. Deixe-os saber por que você os escolheu para o trabalho. Quando você mostra aos outros que apóia o crescimento deles, cria uma cultura de confiança. Os funcionários que vêem as tarefas delegadas como oportunidades têm maior probabilidade de serem investidos no resultado.

Quando estiver trabalhando com novos funcionários, expresse sua disposição de fornecer suporte e feedback contínuos. Para funcionários experientes, leve seus pensamentos e experiências em consideração.

4. Seja claro e específico sobre o trabalho

É fundamental explicar aos funcionários por que o projeto é necessário, o que você espera deles e quando é esperado. Se eles sabem o que você espera, eles estarão mais propensos a entregar.

Ao definir expectativas claras, você os ajuda a planejar como realizar a tarefa. Configure os marcos do projeto para que você possa verificar o progresso sem o microgerenciamento. Se o seu funcionário tiver problemas para cumprir um marco, ele ainda terá tempo de corrigir o curso antes do vencimento do produto final.

Esse tipo de prestação de contas é comumente usado em universidades. Se os alunos só souberem a data de vencimento e os requisitos básicos para concluir os principais trabalhos de pesquisa, eles podem adiar o trabalho até a décima primeira hora. Muitos programas exigem que os estudantes se reúnam com consultores semanalmente para obter orientação, estruturar endereços e resolver problemas em seus métodos antes dos prazos. Essas medidas colocam os alunos no sucesso, dando-lhes espaço para produzir um ótimo trabalho.

 5. Apoie seus funcionários

Para ver os melhores resultados possíveis da delegação, seus subordinados precisam de recursos e apoio de vocês. Conecte-os com treinamento e materiais para desenvolver habilidades que eles ainda não possuem. Pode levar mais tempo adiantado para disponibilizar recursos, mas você economizará tempo fazendo o trabalho corretamente. Para tarefas recorrentes, esse treinamento é recompensado repetidamente.

Às vezes, os funcionários precisam de ajuda para ver o que estão fazendo bem e como podem melhorar. Dar e receber feedback é uma parte essencial da delegação. Essa também é uma boa maneira de monitorar as tarefas delegadas como líder. Enquanto você pode acompanhar o andamento das tarefas, você não está gerenciando os funcionários de forma micro .

Durante todo o projeto, pergunte periodicamente a seus funcionários se eles precisam de apoio ou esclarecimento. Deixe claro que você confia neles para fazer o trabalho, e você quer criar um espaço para eles fazerem perguntas e oferecerem feedback. Esse feedback ajudará você a refinar a maneira como você delega o trabalho.

 6. Mostre sua apreciação

Durante os check-ins periódicos, reconheça todos os ganhos que você viu no projeto até o momento. Reconheça que seus funcionários estão progredindo em direção ao objetivo. O Princípio do Progresso estabelece o quanto é importante celebrar pequenas vitórias para manter os funcionários motivados. Os trabalhadores serão mais eficazes e dedicados se souberem que você percebe seus esforços.

Reconhecer os funcionários quando eles se saem bem os ajuda a entender a qualidade do trabalho que você espera. Isso os torna mais propensos a querer trabalhar com você novamente em projetos futuros.

Colocar em prática a delegação

Agora que você sabe exatamente o que significa delegação e as técnicas para delegar o trabalho de forma eficiente, você está em uma ótima posição para otimizar suas tarefas e aumentar a produtividade de sua equipe.

Delegar é conceder autonomia e autoridade a outra pessoa, diminuindo assim sua carga de trabalho e construindo uma equipe completa e bem utilizada.

A delegação pode parecer complicada ou assustadora, mas fica muito mais fácil com o tempo. Comece pequeno delegando algumas decisões aos membros da sua equipe durante a próxima semana ou duas.